令和4年11月8日改定

北海道自動車共済協同組合（以下「北自共」とします。）では、組合員・契約者の皆様（以下「お客さま」とします。）からご信頼をいただけるよう、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」とします。）その他の関連法令、個人情報の保護に関する基本方針、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン、金融分野における個人情報保護に関するガイドライン等を遵守して、個人情報を適正に取り扱います。
そのために、個人情報に関する安全管理について適切な措置を策定するとともに、これを実践することにより、個人情報の保護を向上させていくよう努めます。

1. 北自共の名称、所在地および代表者の氏名

北海道自動車共済協同組合
北海道札幌市東区北３０条東１丁目３番２号
理事長（代表理事）松浦　良一

2. 個人情報の取得

北自共では、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。また、各種お問い合わせ、ご相談に際して、内容を記録あるいは録音させて頂く場合があります。

3. 個人情報の利用目的

北自共では、取得した個人情報を以下の目的および後記５.に掲げる目的（以下「利用目的」とします。）に必要な範囲で利用し、法令で定める場合またはあらかじめご本人の同意を得た場合を除き、その目的外には利用しません。
また、北自共は、お客さまにとって個人情報の利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、個人情報の取得の場面に応じてその利用目的を限定するよう努めます。
なお、個人情報の利用目的を変更する場合は、その内容をご本人に通知するか、当組合の公式ウェブサイト等に公表します。

4. 個人データの第三者への提供

北自共では、以下の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供することはありません。
なお、個人データを第三者に提供した場合または第三者から提供を受けた場合は、提供先、提供者の氏名その他法令で定める事項を確認し、記録したうえで、これを保管します。

5. 個人データの取扱いの委託等

北自共では、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データの取扱いを外部に委託することがあります。
外部に個人データの取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
また、個人データにかかわる業務の委託を受ける際は、委託契約の範囲において利用（処理）します。

6. 個人データの共同利用

北自共では、下記（1）から（4）の業務の運営のために、当該関係機関等の間で個人データを共同利用します。

7. 機微（センシティブ）情報の取扱い

お客さまの健康状態、病歴等の機微（センシティブ）情報につきましては、「中小企業等協同組合法施行規則第158条」および「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第５条」により、お客さまの同意に基づき業務遂行上必要な範囲で利用するなど、業務の適切な運営の確保その他必要と認められる場合に利用目的が限定されています。
北自共では、これらの利用目的以外には、機微（センシティブ）情報を取得、利用または第三者への提供は行いません。

8. 個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・ 利用停止等

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等に関するご請求につきましては、下記「１０．お問い合わせ窓口」に記載の窓口までご連絡ください。
北自共は、ご請求された方がご本人または正当な代理人であることを確認させていただくとともに、北自共所定の書式にご記入いただいたうえで手続きを行い、後日、原則として書面にて回答いたします。
なお、保有個人データに関する開示請求につきましては、その回答にあたり、北自共所定の手数料をいただきます。

9. 個人データの管理、安全管理の取組み

北自共では、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他個人データの安全管理のため、個人データの管理に関する取扱規程等に基づく適正な事務処理および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティー対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じます。 また、個人データを利用する必要がなくなった場合は、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めます。

10. お問い合わせ窓口

上記８.に係るご請求および個人情報の取扱いに関するご照会、ご相談、苦情等は、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。